Alles auf Lager
Ob Einmalspritze, Flächendesinfektionstuch, Windel, Reinigungsmittel oder Archivakte: Das Logistikzentrum des Leopoldina-Krankenhauses sorgt täglich dafür, dass Versorgung, Lagerung und Nachschub funktioniert.
Versorgung mit System
„Unser Ziel ist, dass benötigte Materialien verlässlich verfügbar sind“, sagt Daniel Kess, Bereichsleitung Logistikzentrum. „Im besten Fall merken die Kolleginnen und Kollegen gar nicht, wie viele Schritte notwendig sind, bis ein Artikel bei ihnen ankommt.“ Was im Klinikalltag selbstverständlich wirkt, beginnt oft lange bevor der Bedarf sichtbar wird. Hinter jedem Verbrauchsgegenstand stehen Planung, Erfahrung und viele Handgriffe. Dafür braucht es ein eingespieltes Team: Zum Logistikzentrum, das zum Geschäftsbereich Einkauf-Logistik-Medizintechnik gerechnet wird, gehören 9 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 5 in der Logistik und 4 im Archiv. Ergänzt wird der Bereich durch 4 Mitarbeitende in der Stationsversorgung. Sie betreuen das Bettenhaus sowie Funktionsbereiche wie beispielsweise Endoskopie, Dialyse, Zentrale Notaufnahme, Kreißsaal usw.
Keine Zettelwirtschaft
Die Bestellungen für den medizinischen Sachbedarf werden digital abgebildet. So läuft beispielsweise in der Stationsversorgung die Nachschubbeschaffung über die sogenannte Schrankverwaltung: Ein Etikett am Schrank wird gescannt, Artikel und Bestellmenge sind dort hinterlegt. Die Anforderung geht dann direkt automatisiert an das Warenwirtschaftssystem. Die Mitarbeitenden im Zentraleinkauf/Logistik machen einen stichprobenartigen Plausibilitäts-Check und geben per Knopfdruck den weiteren Prozess frei. „Die digitale Erfassung hilft uns, schneller und genauer zu arbeiten“, erklärt Daniel Kess. „Sie reduziert Rückfragen, macht Bestände transparenter und sorgt dafür, dass die Versorgung besser planbar bleibt.“ Auch die Kommissionierung im Logistikzentrum erfolgt digital nach dem Prinzip Pick by Scan. Die Mitarbeitenden werden per Scanner durch den Prozess geführt, Artikel werden eindeutig erfasst und Entnahmen direkt verbucht. Wareneingänge werden ebenfalls digital dokumentiert. So bleibt nachvollziehbar, welche Waren eingetroffen sind, an welchem Lagerplatz sie liegen und wann sie weitergegeben werden.
Das Logistikzentrum in Zahlen
Mehr als das Leopoldina
Von Montag bis Freitag fährt die Leo Service täglich drei Touren mit einem 3,5-Tonnen-Lkw mit den „vorgepackten Warenpaketen“ vom Logistikzentrum ins Leopoldina. Beliefert wird aber nicht nur die Klinik selbst. Auch das MVZ Leopoldina, der Gesundheitspark sowie mehr als zwölf externe Einrichtungen, darunter die Geomed-Klinik, werden versorgt. Zum Sortiment gehören medizinischer Sachbedarf ebenso wie Reinigungs- und Sanitätsartikel. Seit Kurzem ist auch die Geomed-Klinik an das digitale Bestellwesen des Leopoldina angeschlossen. Sie wird zweimal pro Woche mit medizinischem Sachbedarf beliefert. „Diese Einbindung war ein wichtiges Digitalisierungsprojekt“, sagt Daniel Kess. „Dass das Bestellwesen seit der Umstellung reibungslos funktioniert, zeigt, dass unsere Abläufe auch standortübergreifend tragfähig sind.“
Spielraum im Regal
Für ein Krankenhaus in der Größe des Leopoldina verfügt das Logistikzentrum über vergleichsweise komfortable Lagermöglichkeiten. Das ist besonders wertvoll, wenn Artikel kurzfristig nicht lieferbar sind oder zusätzliche Flächen gebraucht werden. Auch andere Abteilungen wie Medizintechnik, IT, Nähstube oder Küche können bei Bedarf unterstützt werden. „Unsere Lagerkapazität gibt uns Spielraum“, bekräftigt Daniel Kess. „Wir können wichtige Artikel sinnvoll bevorraten und gleichzeitig anderen Bereichen helfen, wenn dort vorübergehend Platz benötigt wird.“ Die Auswirkungen der Pandemie sowie die aktuelle geopolitische Situation haben gezeigt, wie anfällig Lieferketten für Störungen der globalen Transportwege sind. Deshalb achtet das Logistikzentrum in Zusammenarbeit mit dem Zentraleinkauf bewusst auf Versorgungssicherheit und stabile Lagerbestände, ohne die Wirtschaftlichkeit aus dem Blick zu verlieren. Häufig benötigte Artikel werden so disponiert, dass Lieferengpässe für eine gewisse Zeit überbrückt werden können. Sollte ein Standardartikel dennoch nicht verfügbar sein, kann für die meisten Produkte eine passende Alternative geprüft und beschafft werden. Kein leichtes Unterfangen bei 1.300 Standardartikel, die sich vor allem aus medizinischem Sachbedarf sowie Reinigungs- und Sanitätsartikeln zusammensetzen. Viele davon wirken für sich genommen unscheinbar, sind für den Klinikbetrieb aber unverzichtbar. Dazu gehören Einmalspritzen, Desinfektionsmaterial, Windeln, Handschuhe und viele weitere Verbrauchsartikel. „Gerade bei Standardartikeln darf es keine Überraschungen geben“, betont Daniel Kess. „Sie sind alltäglich, aber für die Abläufe im Krankenhaus entscheidend.“ Die umgeschlagenen Mengen zeigen dies eindrucksvoll: Im Jahr 2025 wurden zum Beispiel rund 835.000 Einmalspritzen verbraucht, oder etwa 400.000 Windeln in 16 unterschiedlichen Varianten. Der umsatzstärkste Artikel des Jahres war das Flächendesinfektionstuch mit einem Warenwert im sechsstelligen Bereich.
Gedächtnis des Hauses
Obwohl im Krankenhaus bereits vieles digitalisiert ist, müssen weiterhin zahlreiche Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden. Patientenakten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren. Das Logistikzentrum fungiert als „Gedächtnis“ des Leopoldina und hütet das Archiv mit medizinischen Akten. „Auch Akten müssen so verwaltet werden, dass sie bei Bedarf zuverlässig auffindbar sind. Gerade bei langen Aufbewahrungsfristen ist das entscheidend“, sagt Petula Lange, fachliche Leitung des Archivs. Die Mitarbeitenden sorgen dafür, dass diese Unterlagen sicher gelagert, bei Bedarf auffindbar bleiben und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher entsorgt werden.
Sauber abgewickelt
Seit April 2025 werden Verpackungen wie Kartonagen und Folien direkt im Logistikzentrum gepresst. Früher wurden diese Materialien zunächst ins Krankenhaus transportiert und dort weiterverarbeitet. Heute holt der Entsorger sie direkt am Logistikzentrum ab. Dadurch entfielen bereits Transporte von rund 6 Tonnen Pappe und 69 Ballen Plastik, das entspricht etwa 15 Kubikmetern. „Das ist ein gutes Beispiel dafür, wie eine praktische Veränderung im Alltag mehrere Effekte hat“, sagt Daniel Kess. „Wir sparen Fahrten, bündeln Material direkt vor Ort und verbessern den Ablauf für alle Beteiligten.“ Am Ende greifen viele Aufgaben ineinander: Lagerhaltung, digitale Bestellungen, Transporte, Archivarbeit und Entsorgung. Für Daniel Kess zeigt sich genau darin die Bedeutung des Logistikzentrums: „Wir sind zusammen mit dem Team des Zentraleinkaufs nah an der Versorgung, auch wenn wir nicht direkt am Patientenbett stehen. Jeder gelieferte Artikel trägt dazu bei, dass andere ihre Arbeit gut machen können.“